Organiser un séminaire, le premier pas de la relance

L’expérience vécue depuis le début de l’année 2020 a conduit l’ensemble des organisations à faire face rapidement à la crise sanitaire, dont les conséquences s’inscrivent de façon profonde et durable dans toutes les sphères de la vie économique, politique et sociale.

De nombreux changements organisationnels et humains ont permis aux entreprises et organisations publiques, aux collectivités et aux associations, de s’adapter et de poursuivre leurs activités.

Nous  entrons maintenant dans une nouvelle phase de transition dans laquelle tous auront intérêt à conduire les changements tout en remobilisant les équipes et en relançant les dynamiques collectives.

Avant la crise, les séminaires annuels, appelés aussi conventions, jouaient notamment ce rôle central, celui de réunir les collaborateurs, les managers et les dirigeants, de renforcer la culture d’entreprise et de faciliter la communication.

Depuis un an et demi, les annulations ou reports de conventions se sont multipliés, les fenêtres de tir pour organiser des rassemblements ont été restreintes entre confinements et respect des gestes barrières.

Dans cette période de relance, il est désormais indispensable de retrouver la motivation, la cohésion et la positivité des équipes : cela doit même devenir une priorité.

Un évènement incontournable de la transformation des organisations

Dans ce contexte, le séminaire sera l’occasion pour les dirigeants de redonner du sens aux équipes, de rappeler la mission et de valoriser les réussites de la période passée.

C’est en partageant un vision commune que les équipes retrouveront de la proximité, même en distanciel.

Ce temps fort sera également l’opportunité de définir ou redéfinir les chantiers stratégiques à venir, de travailler ensemble sur de nouveaux rituels managériaux et, pourquoi pas, de refonder les processus collaboratifs.

Soumis à rude épreuve ces derniers mois, l’ensemble des équipes appréciera d’être réuni, vivant le séminaire comme une phase d’accompagnement dans cette période difficile.

En tout état de cause, le séminaire devra garder sa vocation de convivialité et de cohésion, en proposant des moments ludiques où les interactions informelles renforcent les liens.

En présentiel ou à distance ?

Confinement, déconfinement, distanciation… Organiser un séminaire « comme avant » est encore difficile à envisager aujourd’hui.

Avec les contraintes sanitaires, les temps présentiels au sein des organisations se sont avérés plutôt rares ! Il semble en effet difficile de proposer un événement rassemblant un grand nombre de personnes sur un même site.

Dans cette nouvelle configuration, les séminaires digitaux offrent une solution alternative efficace et permettent, avec moins de moyens, d’atteindre les objectifs ciblés.

En effet, les différentes solutions de visioconférence et les outils numériques collaboratifs favorisent aujourd’hui un haut niveau d’interactivité. Les durées et les rythmes de l’évènement sont adaptés pour mettre en place les conditions de participation et d’implication des participants.

Sans compter que le distanciel représente une solution économique, et c’est un argument non négligeable en temps de crise !

Si le télétravail et les réunions à distance se sont d’ailleurs révélés précieux, démontrant efficacité et flexibilité, ils ont aussi montré leurs limites :  le manque de liens, la détérioration de la cohésion, le sentiment d’isolement, la charge mentale générée par la gestion de la vie familiale, un sentiment de désengagement et de démotivation.

Le présentiel propose donc des avantages indéniables, notamment en matière de qualité de l’expérience utilisateur et d’intensité des émotions vécues. L’authenticité, la spontanéité, la chaleur humaine nourrissent ce que nous venons aussi chercher lors d’un séminaire : l’humain !

Alors comment choisir ? Faut-il renoncer au présentiel ?

Pas forcément : le format hybride est une solution plébiscitée par de nombreuses organisations.

Réussir son format hybride !

À mi-chemin entre le physique et le digital, le séminaire hybride semble être la réponse aux contraintes actuelles que connaît notre société.

Ce mode « phygital » apparait très efficace dans la création d’un sentiment d’engagement des participants, en apportant plus de flexibilité et d’agilité, l’organisation définissant elle-même les modalités pratiques, les règles du jeu, la logistique, les modalités présentielles, …

Au même titre qu’un séminaire en présentiel, le format hybride demande à créer une atmosphère, un environnement visuel, un cadre convivial pour mettre à l’aise les participants. Des temps d’interactions et de convivialité en direct sont donc nécessaires pour garantir l’implication de tous : échanges instantanés, questions-réponses, sondages, etc….

Le séminaire hybride doit également favoriser la réflexion collaborative et l’intelligence collective, en proposant des tables rondes, workshop ou des ateliers thématiques par exemple.

Enfin, s’il peut s’avérer difficile de reproduire le tirage de corde traditionnel sur le terrain de sport, ajouter une dimension ludique et gamifiée à cette rencontre est largement possible. De nombreuses activités et jeux en ligne existent, demandez à vos enfants ! Et avec un brin de créativité et d’humour, chacun peut inventer des activités développant convivialité, cohésion et créativité.

Les fausses bonnes raisons de renoncer au séminaire cette année

« Les contraintes sanitaires empêchent l’organisation d’un séminaire » 

Certaines organisations vivent en télétravail depuis plusieurs mois et il leur semble impensable de se réunir physiquement pour le moment.

Basculer le séminaire en 100% distanciel semble donc la solution la plus appropriée, les habitudes de la réunion digitale ayant pris place au sein des équipes. Dans d’autres organisations, travaillant en mode hybride, imbriquant déjà télétravail et retour en présentiel, la peur de se réunir en grand groupe peut être un frein. Dans ce cas, il faudra proposer un format qui corresponde à la situation des équipes et laisse chacun décider de sa participation en présentiel ou en distanciel.

Le respect des règles sanitaires et des gestes barrières devra être garanti pour rassurer et accompagner le retour en présentiel.

 

« On va attendre que la situation s’améliore »  

Il est urgent de ne plus attendre ! En période de crise et d’incertitude, le niveau d’attente des équipes envers leurs dirigeants est élevé : le manque de vision, les peurs, le sentiment de passivité ou encore la distance peuvent générer du stress et emmener au désengagement des équipes. Pour la majorité d’entre nous, l’incertitude est source d’anxiété, aussi se mettre en action apporte une réponse pragmatique et rassurante pour prendre les choses en main.

 

« Ce n’est pas la priorité » 

En cette période, produire et garder une activité croissante peut apparaitre comme une nécessité, une condition de survie.  Le séminaire se présente alors comme une perte de temps, un évènement non nécessaire. Pourtant cette vision court terme a démontré à de nombreuses reprises ses limites ! Prendre du recul sur la situation de l’organisation, préparer la sortie de crise, réfléchir sur ses process, accorder du temps aux équipes s’inscrit dans une vision à moyen et long terme qui sera gage de réussite pour l’organisation.

 

« Les réunir pour leur dire quoi ? » 

Et si on inversait la phrase : « les réunir pour qu’ILS nous disent … » ?

Un sentiment profond de naviguer à vue s’est installé, et même s’il pouvait préexister au Covid_19, ce sentiment s’est accru ces derniers mois. Si la période est difficile pour les dirigeants, elle est toute aussi désagréable pour les collaborateurs. Réunir, montrer de l’écoute, faire preuve de solidarité doivent aider le collectif à traverser ensemble la tempête.

 

« Les réunir pour faire quoi ?» 

Toutes les organisations doivent faire face à de nombreux défis et se réinventer. Et si elles faisaient confiance à leurs équipes pour les aider ? Et si elles basculaient en mode collaboratif pour co-construire leur réussite ? Jouer la carte du collaboratif apporte des bénéfices immédiats qui ont fait leurs preuves dans les organisations qui l’ont expérimenté. Les séminaires sont le lieu idéal pour tester une démarche de réflexion collective, un laboratoire où les idées et les projets futurs vont émerger. La démarche d’intelligence collective initiée dans ce moment participera à fédérer les équipes, faire adhérer aux projets et susciter l’engagement des collaborateurs dans la mise en œuvre des actions. Le modèle collaboratif entraine ainsi confiance, créativité et innovation pour relever les challenges à venir.

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