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Comment rendre vos réunions plus productives ?

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Lorsqu’on lit tel article sur la répartition des temps de travail ou encore, telle parution sur l’efficacité sur le lieu professionnel, il semblerait que les temps de réunions constituent une des sources de frustration les plus importantes de la vie professionnelle.

Selon une étude OpinionWay réalisée en 2017 auprès de 1012 membres d’organisations de 500 collaborateurs et plus, le personnel sondé passe en moyenne 4,5 heures hebdomadaires en réunion, soit trois semaines 1/2 par an. Et ce chiffre est même doublé chez les cadres. Un temps important mais pas nécessairement très utile d’après l’étude. “En effet, à peine plus de la moitié (52%) de ces réunions sont considérées comme productives et 18% des salariés déplorent qu’il n’y ait “pas d’ordre du jour” ou “d’objectif clairement défini”.” (Source – France Soir)

Nous vous proposons quelques techniques à mettre en place facilement pour rendre vos réunions plus productives et dynamiques :

#1 NOMMER UN ANIMATEUR “FACILITATEUR”
Le rôle du facilitateur-animateur ? Il prend soin des échanges, questionne, relance et invite tous les participants à s’exprimer, y compris les plus réservés. Pour y parvenir, deux missions sont essentielles : s’assurer qu’une seule personne parle à la fois et éviter que certains participants dominent la conversation. En fin de compte, il anime les débats et est garant du livrable de fin de réunion.

#2 DÉSIGNER QUATRE AUTRES RÔLES INDISPENSABLES
Le pousse-décision : encourage la formulation des décisions afin d’optimiser la production de groupe.

Le scribe : en charge du compte-rendu, il enregistre les décisions et le nom de la personne responsable de chaque décision.

Le gardien du temps : le garant du temps alloué à chaque point prévu lors de la réunion. Il cadence le temps tout au long de la réunion.

L’observateur : en fin de réunion, il dresse un état des lieux à l’équipe des observations qu’il aura réalisées au cours des échanges. Un rôle clé puisque l’observateur suggère également des axes d’amélioration et d’apprentissages.

Notre conseil supplémentaire ? Lors de chaque réunion, les rôles peuvent être incarnés par de nouvelles personnes, tout niveau managérial confondu.

#3 LE TOUR DE TABLE
En début de réunion, permettre à chaque participant de brièvement faire part de ses sentiments et soucis éventuels du moment. L’objectif est d’attirer l’attention sur les distractions, d’établir des liens entre les collaborateurs et de se concentrer sur la réunion. Ce n’est pas le moment d’entrer dans les échanges actifs : une seule personne parle à la fois.

#4 DRESSER LA LISTE DES SUJETS CLÉS À L’INSTANT T
Cela permet de ne traiter que de sujets actuels, tandis qu’un ordre du jour établi longtemps à l’avance risque d’encourager un échange sur une thématique jugée importante il y a quelque temps, mais qui ne l’est plus nécessairement à l’heure de la réunion.

Comment construire votre agenda en live ? Proposez aux participants de nommer les sujets qu’ils souhaitent aborder en deux ou trois mots : chaque personne est ainsi en charge d’un point.

L’ordre du jour étant établi, c’est maintenant au tour de l’animateur d’aborder les points un à un, en interpelant chaque personne sur son sujet. Une fois les besoins satisfaits, l’animateur-facilitateur peut passer au point suivant.

#5 TERMINER SUR UNE NOTE POSITIVE
Les réunions d’entreprises ont tendance à se concentrer sur les problèmes et difficultés. Nous recommandons plutôt d’axer vos meetings sur les axes d’amélioration, de transformation. Et surtout, de terminer chaque réunion par les “Success Stories” de la semaine ! Cela peut recouvrir bien des formes : la finalisation d’un gros projet ; le fait de faire part de son appréciation à un collègue ; un mot d’encouragement pour une jeune recrue ; etc.

Vous voilà fin prêt(e) pour mener des réunions productives, et nous l’espérons, dénuées de toute frustration ! Au-delà du temps de la réunion, ces changements visent à produire une amélioration significative de l’organisation en permettant à chaque collaborateur d’être acteur à 100% des meetings professionnels.

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