Comment réussir son séminaire à distance
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- #digital, #distanciel, #séminaire
Structure : Privé
Secteur : Habitat social
Effectif : 1 000 collaborateurs dont 120 managers
Mission : 2 mois
Structure : Privé
Secteur : Habitat social
Effectif : 1 000 collaborateurs dont 120 managers
Mission : 2 mois
En septembre 2020, la crise sanitaire met en lumière la nécessité, au sein de l’organisation, de recréer du lien entre les équipes.
La période est difficile pour l’ensemble, et notamment pour les managers qui ressentent de la solitude et des difficultés à animer leurs équipes. Une transformation plus profonde de leurs pratiques de travail est en cours.
La Direction souhaite également trouver le bon format pour partager le plan stratégique à déployer.
Co’efficience³ est missionné pour organiser un séminaire à distance pour un public de 120 managers.
Durabilité / Ludo-pédagogie / Distanciel
Notre action se déroule en 6 phases pendant 2 mois :
Nous partageons notre expérience sur les différentes modalités, formons les chefs de projet sur les outils digitaux qui serviront à animer, nous collaborons avec le service communication pour faire adhérer les managers à l’évènement.
Appelée aussi phase d’exploration, notre démarche a vocation à mieux comprendre les attentes des collaborateurs, leur environnement de travail, leurs besoins. Des entretiens individuels et un questionnaire en ligne confirment le besoin des managers de se réunir, malgré le contexte. Des attentes fortes d’accompagnement aux nouvelles pratiques collaboratives sont également exprimées.
Nous organisons 10 sessions Onboarding de 45min en amont du séminaire, sur la base du volontariat, pour familiariser les participants à l’utilisation des outils digitaux : nous utiliserons la plateforme collaborative CO3’Humans Online. 98% des managers y participent.
Une plénière de 2h30 réunit l’ensemble des participants à distance. Nous recréons chez le client un plateau TV avec du matériel vidéo et son professionnel. Cette plénière se déroule sous forme de table ronde, avec la Direction, des partenaires et des managers clés. Un format interactif permet aux participants de poser des questions en live et de répondre à des sondages.
Deux semaines plus tard, nous organisons un World Café (format de réunion collaborative) en distanciel, grâce à 5 facilitateurs Co’efficience³. Les 120 managers réfléchissent ensemble sur leurs pratiques et cherchent des solutions innovantes pour répondre aux enjeux posés par le Plan stratégique.
Une semaine après, le webinaire de restitution d’une durée d’1h est le moment de synthèse des échanges. Les managers profitent de ce moment pour partager le fruit de leur travail avec la Direction. Leur plan d’action est clair et structure des axes de développement pour mieux animer les équipes à distance et en présentiel, intégrer le digital à leurs usages, changer les pratiques et les postures obsolètes pour engager davantage leurs collaborateurs.
L’ambition de la Direction était avant tout de recréer une dynamique collective.
Les attentes ont été largement dépassées. Si elle exprimait une appréhension à réaliser le séminaire à distance, les retours ont été très positifs tant de la part des participants que des directeurs.
En contexte de pandémie, l’organisation a envoyé un signal positif aussi bien en interne qu’en externe.
Il aura manqué les temps informels qui animent habituellement les séminaires, mais la réflexion est posée pour repenser de façon plus globale l’organisation dans un monde 3.0.
Chez Co’efficience³, c’est simple : tout commence par un café ou un thé (même virtuel) !
Cabinet de conseil en stratégie, management et innovation spécialisé dans la transformation organisationnelle, culturelle et managériale par l’intelligence collective et les démarches collaboratives.
