Comment réussir son séminaire à distance

LOGIREM

Structure : Privé
Secteur : Habitat social
Effectif : 1 000 collaborateurs dont 120 managers
Mission : 2 mois

Une jeune femme regarde l'écrand e son ordinateur avec des écouteurs sur les oreilles

Les besoins

En septembre 2020, la crise sanitaire pose le constat pour notre client de recréer du lien avec ses équipes.

La période est difficile pour l’ensemble, et notamment pour les managers qui ressentent de la solitude et des difficultés à animer leurs équipes. Une transformation plus profonde de leurs pratiques de travail est en cours.

La Direction souhaite également trouver le bon format pour partager le plan stratégique à déployer.

Co’efficience3 est missionné pour organiser un séminaire à distance pour un public de 120 managers.

Notre apport

Durabilité / Ludo-pédagogie / Distanciel

Notre action se déroule en 6 phases pendant 2 mois :

  • Phase 1) Accompagner la Direction dans la conception du séminaire à distance

Nous partageons notre expérience sur les différentes modalités, formons les chefs de projet sur les outils digitaux qui serviront à animer, nous collaborons avec le service communication pour faire adhérer les managers à l’évènement.

  • Phase 2) La phase d’immersion

Appelée aussi phase d’exploration, notre démarche a vocation à mieux comprendre les attentes des collaborateurs, leur environnement de travail, leurs besoins. Des entretiens individuels et un questionnaire en ligne confirment le besoin des managers de se réunir, malgré le contexte. Des attentes fortes d’accompagnement aux nouvelles pratiques collaboratives sont également exprimées.

  • Phase 3) Onboarding

Nous organisons 10 sessions Onboarding de 45min en amont du séminaire, sur la base du volontariat, pour familiariser les participants à l’utilisation des outils digitaux : nous utiliserons la plateforme collaborative CO3’humans online. 98% des managers y participent.

  •  Phase 4) La plénière

Une plénière de 2h30 réunit l’ensemble des participants à distance. Nous recréons chez le client un plateau TV avec du matériel vidéo et son professionnel. Cette plénière se déroule sous forme de table ronde, avec la Direction, des partenaires et des managers clés. Un format interactif permet aux participants de poser des questions en live et de répondre à des sondages.

  • Phase 5) Le World Café à distance

Deux semaines plus tard, nous organisons un World Café (format de réunion collaborative) en distanciel, grâce à 5 facilitateurs Co’efficience3. Les 120 managers réfléchissent ensemble sur leurs pratiques et cherchent des solutions innovantes pour répondre aux enjeux posés par le Plan stratégique.

  • Phase 6) Restitution et plan d’action

Une semaine après, le webinaire de restitution d’une durée d’1h est le moment de synthèse des échanges. Les managers profitent de ce moment pour partager le fruit de leur travail avec la Direction. Leur plan d’action est clair et structure des axes de développement pour mieux animer les équipes à distance et en présentiel, intégrer le digital à leurs usages, changer les pratiques et les postures obsolètes pour engager davantage leurs collaborateurs.

Les résultats

L’ambition de la Direction était avant tout de recréer une dynamique collective.

Les attentes ont été largement dépassées. Si elle exprimait une appréhension à réaliser le séminaire à distance, les retours ont été très positifs tant de la part des participants que des directeurs.

En contexte de pandémie, l’organisation a envoyé un signal positif aussi bien en interne qu’en externe.

Il aura manqué les temps informels qui animent habituellement les séminaires, mais la réflexion est posée pour repenser de façon plus globale l’organisation dans un monde 3.0.